Entwurf, noch nicht rechtlich geprüft. Dieser Text ist ein Entwurf und gilt noch nicht. Er muss vor der Veröffentlichung von Hubra und einer Anwältin oder einem Anwalt geprüft werden. Gelb markierte Stellen sind Annahmen, die noch bestätigt werden müssen.
1. Parteien und Gegenstand
Diese Vereinbarung gilt zwischen dem Verein, der einen Vereinsbereich auf Hubra betreibt («Verantwortlicher»), und Mike Keller, Hubra, Grossfeld 17, 6423 Seewen, Schweiz («Auftragsverarbeiter»). Sie wird mit der Freischaltung des Vereinsbereichs Teil des Vertrags. Auf Wunsch stellen wir sie zur Unterzeichnung als PDF zu.
Gegenstand ist der Betrieb der Vereinssoftware Hubra für den Verein: Speichern, Anzeigen, Sichern und Übermitteln der Daten, die der Verein und seine Mitglieder in Hubra erfassen, sowie Support.
2. Dauer
Die Vereinbarung gilt, solange Hubra Daten des Vereins bearbeitet, also bis zur Löschung nach Vertragsende (Ziffer 11).
3. Art, Zweck und Umfang
| Beschreibung | |
|---|---|
| Zweck | Mitglieder- und Vereinsverwaltung: Mitgliedschaft, Beiträge und Rechnungen, Finanzen, Anlässe und Anwesenheit, Abstimmungen, Gruppen und Ämter, Inventar und Zugänge, Mitteilungen, Vereins-Mail und die vom Verein installierten Plugins. |
| Betroffene Personen | Mitglieder, Interessenten und Antragstellende, Vorstand und Funktionäre, Gäste, Eltern oder gesetzliche Vertretungen von minderjährigen Mitgliedern, Kontaktpersonen von Lieferanten und Partnern. |
| Datenarten | Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten, Foto), Mitgliedschaftsdaten (Kategorie, Ein- und Austritt, Ämter, Gruppen, Rollen), Finanzdaten (Beiträge, Rechnungen, Zahlungen, IBAN aus Bankdateien), Teilnahme und Anwesenheit, Stimmen, Ausleihen, Schlüssel und Türcodes, Beiträge und Kommentare, Inhalte von Vereinspostfächern, Protokolldaten. |
| Besondere Kategorien | Hubra ist nicht dafür vorgesehen. Erfasst der Verein trotzdem besonders schützenswerte Daten (z. B. Gesundheitsangaben in Freitextfeldern), ist er für die Rechtmässigkeit verantwortlich. |
4. Weisungen
Hubra bearbeitet die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Vereins. Die Weisungen ergeben sich aus dem Vertrag, dieser Vereinbarung und den Einstellungen und Aktionen, die der Verein in Hubra vornimmt. Weitere Weisungen erteilt der Verein per Mail an [email protected]. Hält Hubra eine Weisung für rechtswidrig, teilt es dies dem Verein mit und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.
Hubra bearbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke. Ausgenommen sind anonymisierte, zusammengefasste Betriebszahlen (z. B. Anzahl Vereine, Speicherbedarf, Antwortzeiten), die keinen Rückschluss auf Personen zulassen.
5. Vertraulichkeit
Alle Personen, die für Hubra Zugriff auf Vereinsdaten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für Betrieb oder Support brauchen. Ein Support-Zugriff auf den Vereinsbereich braucht einen Grund, ist zeitlich begrenzt, wird protokolliert und im Verein als Banner angezeigt.
6. Sicherheit
Hubra trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen im Anhang und passt sie dem Stand der Technik an. Das Schutzniveau darf dabei nicht sinken.
7. Unterauftragsverarbeiter
Der Verein erlaubt Hubra, die folgenden Unterauftragsverarbeiter einzusetzen:
| Unterauftragsverarbeiter | Leistung | Standort | Garantie |
|---|---|---|---|
| Contabo GmbH, München, DE | Server und Object Storage für verschlüsselte Backups | Deutschland | EU, AVV |
| Infomaniak Network SA, Genf, CH | Versand von Mails | Schweiz | Angemessenheitsbeschluss, AVV |
| Brevo SAS, Paris, FR | Ersatz-Mailversand bei einem Ausfall | EU | EU, AVV |
Nur wenn der Verein oder ein Mitglied die entsprechende Funktion einschaltet, kommen hinzu: Discord Inc. (USA) für das Discord-Plugin und der Push-Dienst des jeweiligen Browsers für Push-Nachrichten. Dienste, die der Verein selbst verbindet (z. B. ein externes Postfach im Plugin «Gemeinsames Postfach»), sind keine Unterauftragsverarbeiter von Hubra.
Neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter kündigt Hubra mindestens 30 Tage im Voraus per Mail an die Administratoren des Vereins an. Der Verein kann aus wichtigem Datenschutzgrund widersprechen; findet sich keine Lösung, kann er den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen. Hubra verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein gleichwertiges Schutzniveau.
8. Bekanntgabe ins Ausland
Die Vereinsdaten werden in Deutschland gespeichert. Eine Übermittlung in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt nur mit geeigneten Garantien, insbesondere dem EU-U.S. und Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den Anpassungen für die Schweiz.
9. Unterstützung des Vereins
- Rechte der betroffenen Personen: Der Verein kann die meisten Anfragen selbst in Hubra erledigen (Daten anzeigen, ändern, exportieren, löschen). Wo das nicht reicht, hilft Hubra. Wendet sich eine Person direkt an Hubra, leitet Hubra die Anfrage an den Verein weiter.
- Datenschutzverletzungen: Hubra meldet dem Verein eine Verletzung der Datensicherheit, die seine Daten betrifft, unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, mit den bekannten Angaben zu Art, Umfang, betroffenen Daten und getroffenen Massnahmen. Die Meldung an Behörden und Betroffene bleibt Sache des Vereins; Hubra unterstützt ihn dabei.
- Folgenabschätzung: Hubra stellt die Informationen zur Verfügung, die der Verein für eine Datenschutz-Folgenabschätzung braucht.
10. Nachweise und Kontrollen
Hubra stellt dem Verein auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis dieser Pflichten nötig sind. Der Verein oder eine von ihm beauftragte, zur Verschwiegenheit verpflichtete Prüferin kann nach Absprache und mit angemessener Vorankündigung prüfen, ob Hubra die Pflichten einhält. Eine Prüfung vor Ort ist auf das Nötige beschränkt und darf die Daten anderer Vereine nicht gefährden. Kostenregel für Prüfungen festlegen.
11. Rückgabe und Löschung
Nach Vertragsende kann der Verein seine Daten während 30 Tagen exportieren; Hubra hilft dabei. Danach löscht Hubra den Vereinsbereich mit allen Daten und den Schlüsseln des Vereins. In den rotierenden Backups bleiben die Daten verschlüsselt bis zu sechs Monate erhalten und werden dann überschrieben. Auf Anfrage bestätigt Hubra die Löschung schriftlich. Ausgenommen sind Daten, die Hubra aus gesetzlichen Gründen aufbewahren muss.
12. Schlussbestimmungen
Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung den Nutzungsbedingungen vor, soweit es um den Schutz von Personendaten geht. Für die Haftung gelten die Nutzungsbedingungen. Es gilt Schweizer Recht; wo die DSGVO anwendbar ist, gelten deren zwingende Bestimmungen.
Anhang: Technische und organisatorische Massnahmen
Vertraulichkeit
- Rechenzentren mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Brandschutz beim Hosting-Anbieter (Contabo, ISO 27001).
- Zugriff auf Server nur mit persönlichen Schlüsseln, kein Passwort-Login; Verwaltung nur über verschlüsselte Verbindungen.
- Getrennte Datenbankbereiche pro Verein; die Anwendung prüft bei jedem Zugriff den Verein.
- Rollen und Rechte im Verein bis auf einzelne Objekte; Mitarbeitende von Hubra brauchen eine Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Passwörter nur als Hash; Passkeys und Zwei-Faktor-Anmeldung für alle; Mail bei Anmeldung von einem neuen Gerät; Vereine können 2FA für Admins oder alle Mitglieder verlangen.
- Vertrauliche Felder (z. B. Türcodes, Zugangsdaten) mit einem eigenen Schlüssel pro Verein verschlüsselt; die Schlüssel sind mit einem Hauptschlüssel geschützt, der rotiert werden kann.
Integrität
- Verschlüsselte Übertragung (TLS) auf allen Verbindungen.
- Protokoll der Änderungen im Verein (wer, was, wann), einsehbar für den Vorstand.
- Plugins nur aus dem Hubra-Marktplatz, signiert und vor der Installation geprüft.
- Schutz vor gefälschten Anfragen (CSRF), Begrenzung von Anmeldeversuchen.
Verfügbarkeit und Belastbarkeit
- Tägliche Backups, vor dem Verlassen des Servers verschlüsselt, an einem getrennten Speicherort; Aufbewahrung 7 tägliche, 4 wöchentliche und 6 monatliche Backups.
- Replizierte Datenbank auf mehreren Servern; Überwachung mit Warnungen bei Störungen, fehlgeschlagenen Backups und Mailproblemen.
- Wartungsmodus mit Ankündigung im Verein.
Überprüfung
- Regelmässige Sicherheitsprüfungen des Codes; Sicherheitsupdates werden zeitnah eingespielt.
- Öffentliche Sicherheitsrichtlinie mit Meldeweg für Sicherheitslücken (security.txt).
- Datenschutz durch Voreinstellungen: Module, die ein Verein nicht braucht, sind aus; das Mitgliederverzeichnis zeigt nur, was jedes Mitglied freigibt.